La infraestructura de negocios in situ parece encaminarse hacia la obsolescencia, ya que cada vez más empresas de nueva creación prefieren la vía automatizada o en línea. ¿Y por qué no? La gente hoy en día prefiere la seguridad, la comodidad y la sencillez de una oficina en casa a experimentar la dinámica confusa de la vida en la oficina y la política que la acompaña. Como tal, hacer el trabajo de oficina en la privacidad de una habitación totalmente propia es muy atractivo para muchas empresas y trabajadores.

 

Con la aparición de los sistemas de gestión de procesos (PMS por sus siglas en inglés) en línea -también conocidos como herramientas de colaboración automatizadas- el establecimiento de vínculos con oficinas en otros lugares o la gestión de centros de operaciones en el extranjero o en otras partes del mundo se ha vuelto mucho más fácil de manejar y administrar.

 

Las siguientes son algunas de las razones por las que un PMS es una buena opción tanto para las empresas emergentes como para las ya establecidas:

Flexibilidad

Algunos directores parecen eludir los procesos estrictos e inflexibles de la gestión en el sitio de trabajo como una epidemia. Por una buena razón, en cierta forma se entiende, ya que estos directores comenzaron su vida laboral dentro de las propias oficinas. Sin embargo, a diferencia de la administración presencial, el PMS es flexible. Se puede cambiar para reflejar un ambiente muy relajado y propicio. A largo plazo, tiene la capacidad de evolucionar hacia algo ideal para todos, haciéndolo más atractivo para las nuevas generaciones de profesionales.

 

Automatización de tareas repetitivas

Algunas tareas de la empresa son repetitivas, por lo que funciones particulares en un PMS ayudan a automatizarlas. Normalmente, algunos sistemas de gestión de procesos incluyen plazos, aniversarios, cumpleaños, reuniones y otros en pestañas programadas mediante una función de calendario para mayor facilidad. El usuario, por supuesto, introduce personalmente los valores deseados en un día, mes o ciclo anual. También incluye el ajuste de la hora.

 

Transparencia/Reducción de riesgos

Toda la información que se comparte dentro de su sistema de gestión de procesos se trata con la máxima transparencia. Puede seguir el progreso de cualquier material o mano de obra a cargo dentro del sistema a medida que avanza. Positivamente, también se reduce el riesgo de fraude, ya que todo es legal. Sin embargo, los procesos de investigación para los nuevos miembros del PMS tienen que llevarse a cabo antes de que se les dé acceso al sistema. Además, con la racionalización automatizada, usted puede cumplir con todos los estándares de calidad y normativos de su negocio.

Procesos mejorados

Con un PMS automatizado, cada uno dentro del sistema está garantizado a hacer diligentemente su parte. No hay burocracia; las tareas redundantes se mantienen al mínimo (o ninguna); y los empleados están más capacitados. Lo mejor de todo es que minimiza la política. Con el sistema en funcionamiento, también se pueden identificar fácilmente las áreas de mejora.

 

Aumento de la satisfacción del cliente

Como todo está automatizado y en línea, el progreso puede ser revisado y monitoreado en cualquier momento. Algunos PMS incluso tienen la capacidad de monitorear el progreso con el uso de teléfonos inteligentes. Seguramente, con esta función, un director no se perderá una actualización importante. Además, con el tiempo de trabajo global significativamente reducido, se puede prestar más atención a las relaciones con los clientes y a la mejora de los procesos.

 

Seguridad y privacidad aseguradas

Un PMS está programado para ser privado. Esto significa que sólo los miembros previamente evaluados pueden ver e interactuar dentro del sistema. Algunos PMS incluso incorporan funciones de mensajería de terceros para permitir la comunicación con otros miembros en línea, ya sea directamente o en un grupo.

 

Resultados consistentes y medibles

Con el PMS, los empleados no tendrán que “improvisar” cada vez que realicen una tarea.  Cada PMS tiene su propia configuración predeterminada. Para diferenciar a un usuario de negocio de otro, a todos los administradores de PMS se les da la autoridad para ajustar la configuración para ajustarse a su tipo de administración en línea, estructura organizativa y coordinación. Naturalmente, las configuraciones predeterminadas proporcionan consistencia a todo el proceso, lo que a su vez facilita al administrador la medición de la eficiencia de cada proceso dentro del sistema.

 

Adaptable al cambio

Toda empresa que disponga de datos y cifras sobre el progreso de su negocio está obligada a conocer el crecimiento o el estancamiento de su empresa a largo plazo. Un buen PMS proporciona análisis fiables, que proporcionan una base tangible para que una empresa pueda mejorar y evolucionar. Permite agilizar y optimizar los procesos centrales. Además, se pueden identificar y añadir procesos para modificar el sistema y hacer que funcione mejor para los empleados y clientes de la empresa.

 

Integrado con otras aplicaciones

Incluso los sistemas de gestión de procesos se quedan cortos en algunas áreas de especialización. Como tal, las empresas de tecnología se asocian con sistemas de aplicaciones de terceros para poder ofrecer a sus clientes una herramienta de colaboración integral.

 

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