La documentación de procesos es vital para las empresas, grandes o pequeñas. Con la documentación de procesos, no sólo se documentan las operaciones comerciales, sino que también se determina el estado de la empresa y se registra su progreso, incluidas las luchas, los errores y los logros.
La documentación de procesos, en resumen, es la clave para el continuo desarrollo de la empresa. En esta estrategia de negocio, se contestan las preguntas: “¿Qué hay que hacer?” y “¿Cómo se debe hacer?”
No importa en qué sector trabajes, documentar tus procesos empresariales de la A a la Z es necesario por varias razones.
1. Reduce los riesgos
No importa el progreso o la cantidad de ingresos que se obtengan, siempre hay riesgos que se deben considerar y superar. Con la documentación de procesos, es posible minimizar esos riesgos analizando cuidadosamente dónde ha estado el negocio, dónde está ahora y hacia dónde se dirige. Este concepto también te permite desarrollar un plan de gestión de riesgos para varios temas como la pérdida de beneficios, el cambio de gestión o el bajo retorno de la inversión (ROI).
2. Te permite detectar problemas y desarrollar campañas
En los primeros días, las empresas adoptaron un enfoque general de las campañas y temas empresariales. Todos hacían todo según las reglas. Con la documentación de procesos, los ejecutivos, la gerencia y los empleados pueden derribar los problemas por separado. La documentación de procesos te proporciona una visión sistemática de tus actividades y desarrollo empresarial. Obtendrás una visión general de la situación, lo que te permitirá abordar la causa del problema.
También se pueden determinar los factores importantes para los impactos positivos y negativos.
3. Describe las funciones y responsabilidades para todo el mundo
Al documentar los procesos de negocio, tus empleados pueden encontrar valor en la carga de trabajo que se les da diariamente. A todos los empleados se les asigna un objetivo específico, lo que hace que los insumos se conviertan en productos. Tener un proceso de negocio eficiente no sólo motiva a los empleados, sino que también los impulsa a ser más competitivos. Y eso es lo que se necesita para tu negocio: un apoyo eficiente y competitivo por parte de todos.
4. Te da poder para resolver el siguiente problema
Al documentar los procesos y marcos de trabajo de tu empresa, obtienes todos los puntos clave que necesitas para resolver varios problemas. En este proceso, tanto los resultados positivos como los negativos son positivos. Los buenos datos, como la mitigación de riesgos o la coherencia operativa, te permiten determinar si estás en el buen camino. La mala satisfacción del cliente o el marketing te notifican que algo está mal o puede estar faltando. Esto inmediatamente levanta una bandera roja de que es necesario hacer algo al respecto. Aquí es donde la tecnología moderna y la documentación de procesos van de la mano. Con programas o software modernos, las empresas pueden rastrear las estadísticas o los análisis que necesitan si un proceso de negocio en particular ha llegado hasta el final o no. Estos números son visibles, lo que significa que tienes que convertirlos en algo tangible. Recuerda, en la estructura y operaciones de tu organización, siempre hay espacio para mejorar.
5. Aprovecha la tecnología moderna
Es difícil hablar de documentación de procesos sin hablar de tecnología moderna. Por ejemplo, los programas de videoconferencia se utilizan para mejorar las ventas. Las últimas tecnologías como los programas KPI (Key Performance Indicators) juegan un papel importante en la evaluación de los empleados. La documentación de procesos se realiza mejor con tecnología moderna.
6. Se adapta a las nuevas demandas de los clientes
Una buena señal de que la empresa está avanzando es el aumento de la demanda. Esto significa que cada vez más gente está interesada en los productos o servicios que usted ofrece. Tu antiguo proceso de negocio puede ser capaz de acomodar a tu público objetivo de 300 personas, pero ¿cómo te dirigirás a mil o más clientes?
La documentación de procesos te da los factores que funcionaron antes y te permite continuar en ese camino. La documentación de procesos también fomenta la expansión a nuevos mercados. Un buen ejemplo es la subcontratación, en la que los proveedores pueden entrar en nuevos mercados en diferentes países con una documentación de procesos y una gestión del trabajo eficientes. Estas compañías realmente entran en lo desconocido y salen victoriosas. Se debe tener en cuenta que se requiere mucho trabajo y que esto incluye la documentación de los procesos estratégicos.
En pocas palabras
Estos son sólo seis factores por los que es necesario documentar los procesos de tu negocio de la manera correcta. Hay muchos más beneficios que se pueden obtener de este concepto que llevará a la empresa más lejos. La documentación de procesos es fácil de entender y comprender, pero hacerlo eficazmente es difícil. Se necesita educación, capacitación, herramientas, tecnología y apoyo.
Por fortuna, Proceso.pro está listo para ayudarte a documentar tus procesos de negocio desde el principio. También te ayudaremos a entender mejor el valor de la documentación del proceso y lo que puede ofrecerte a ti, a tus empleados y a tu negocio. Si necesitas ayuda para preparar tus documentos de procesos de negocio, visita Proceso.pro