La documentación de un proceso de negocio juega un papel vital en el éxito de una organización. La documentación de procesos empresariales (BPD por sus siglas en inglés) proporciona una descripción detallada de los procesos empresariales. Su propósito es lograr una demanda comercial identificada.
Para trabajar y alcanzar sus objetivos, los procesos de negocio deben ser diseñados, organizados, escritos y discutidos adecuadamente. Es importante capturar más detalles dentro de la descripción del proceso, ya sea de forma oral, gráfica o utilizando ambas técnicas.
Al realizar todos los pasos, los individuos y grupos que utilizan el proceso pueden alcanzar sin esfuerzo el resultado deseado. Aunque los documentos del proceso empresarial pueden contener secciones diferentes, algunas secciones comunes deberían estar disponibles en todos los documentos empresariales. Este patrón está pensado para dar un ejemplo de cantidades de documentos comerciales comunes y exitosos.
Acme Corporation, la compañía detrás de los cortos animados Road Runner y Wile E. Coyote, utilizó BPD debido a su incapacidad para satisfacer las demandas de personal. El personal ha sido reconocido como una zona primaria de desarrollo por el liderazgo ejecutivo de la corporación.
Este procedimiento permitió a Acme Corporation identificar y satisfacer sus demandas de personal mediante la ejecución de un procedimiento repetitivo y estandarizado de dotación de personal, con la participación de todas las divisiones.
Comprensión de la documentación de los procesos de negocio
El proceso empresarial es una forma eficaz de mejorar el rendimiento de su empresa. Amplía la eficiencia de la fuerza laboral y de los recursos, a la vez que identifica las tareas de valor agregado para lograr las demandas críticas.
Para que el BPD funcione eficazmente, un proceso empresarial debe integrarse fácilmente con otros procedimientos, incluido el modelo de organización. Sin embargo, los procesos de negocio útiles y efectivos son a menudo mal planificados, aplicados y discutidos. Por ejemplo, un proceso puede dar lugar a confusión y puede producir un resultado ineficiente.
Al proponer, aplicar y discutir un nuevo proceso de negocio, es necesario proporcionar un patrón, un flujo de procedimiento formal, fronteras de proceso, entradas y salidas, así como puntos de control. Esto permitirá a la organización no sólo mejorar el rendimiento, sino también adquirir un mecanismo para mejorar continuamente el procedimiento comercial. A continuación se enumeran los elementos importantes de la documentación del proceso empresarial:
1. Propósito del proceso
Esto debe explicar el propósito del procedimiento. En particular, responde a las preguntas de por qué y cómo el procedimiento ayudará a la organización.
2. Alcance del proceso
Proporciona una imagen general de lo que se cubre en el procedimiento de negocio, lo que está fuera del alcance, o lo que no está incluido en el proceso.
3. Consumo de proceso
Esto identifica la demanda o entrada que se necesita para iniciar el proceso. Inicia el proceso de documentación.
4. Límites del proceso
Aquí es donde se inicia y se detiene un procedimiento. Por ejemplo, puede haber una demanda o entrada que inicie un proceso (un desencadenante), aunque en realidad no sea una parte del proceso. Los límites del procedimiento deben ser claramente definidos, documentados y discutidos.
5. Flujo de procesos
La mayoría de los documentos del proceso empresarial suministran el flujo de procesos en una presentación gráfica. Otros proporcionan el flujo en una presentación verbal. Si bien algunos proporcionan ambos, esto puede seguir dependiendo de los estándares de su organización. Es vital que se proporcione una ilustración detallada del procedimiento. En su ausencia, el proceso se abre a la interpretación y experimentará una falta de formalización y clarificación. Este proceso debe ilustrar cada paso del procedimiento de principio a fin.
6. Mensaje de proceso
Todos los procesos de negocio esperan un producto o resultado. Esto está ligado a la causa del proceso. Aunque el resultado puede no ser una pieza formal del proceso en sí, depende de dónde se establezca la frontera. Es una parte integral del documento, ya que establece lo que se espera al completar el proceso. Debe proporcionar una descripción de los resultados del procedimiento.
7. Excepciones al flujo de procesos estándar
A menudo, un proceso de negocio puede no ser capaz de seguir su flujo de funciones estándar de principio a fin porque puede haber muchos factores incluidos en el proceso. Este procedimiento debe ilustrar dónde pueden tener lugar las excepciones al flujo y qué medidas deben adoptarse cuando se produzcan.
8. Definir puntos de control y cálculos
Los procesos de negocio no están exentos de riesgos o son impredecibles. Tampoco están libres de ningún tipo de esfuerzo. Los puntos de control deben iniciarse en una variedad de puntos del flujo del procedimiento donde se han reconocido los riesgos.
Esto ayuda al propietario del proceso a rastrear los riesgos relacionados con el proceso. Es funcional en los esfuerzos de mejora continua del proceso. Las mediciones son importantes para diagnosticar la eficacia de un procedimiento y ejecutar la mejora del proceso. También pueden ocurrir con puntos de control en un esfuerzo por reconocer dónde pueden surgir riesgos o problemas. Al mismo tiempo, diagnostican una metodología para mejorar el procedimiento en torno a estos problemas y riesgos. He aquí un ejemplo de un documento de proceso empresarial.
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